Wat moet u vermelden in uw e-mailhandtekening?

Waarom een e-mailhandtekening?   

Contact opnemen met een klant of prospect gebeurt heel vaak per e-mail. En daar hoort een professionele e-mailhandtekening bij. Waarom is dat zo belangrijk?

In de eerste plaats omdat u hiermee aangeeft wie u bent, hoe de klant u kan contacteren, op welk nummer hij u kan bellen… én omdat een correct opgestelde e-mailhandtekening u geloofwaardigheid biedt.

Een tweede reden om een e-mailhandtekening te gebruiken, is omdat de verzekeringswetgeving ons oplegt om in onze e-mails naar bepaalde informatie te verwijzen.    

Wat moet u vermelden in uw e-mailhandtekening?

Zoals gezegd, zijn er wettelijke criteria die bepalen waaraan uw e-mailhandtekening of die van uw medewerkers moet voldoen. Hieronder een overzicht van alle gegevens die u volgens de wet moet vermelden in uw professionele e-mails:

• Naam van de persoon/medewerker. 
• Functie die de betrokken persoon uitoefent.   
• Naam agentschap (benaming + juridische vorm als het een rechtspersoon betreft).  
• Verwijzing naar het statuut van verbonden agent of subagent van P&V, en in geval van een subagent, ook de naam en voornaam van de Agent waarvoor die handelt. 
• Adres van het agentschap.
• Telefoonnummer en/of gsm-nummer van uw agentschap of van uw medewerker. 
• E-mailadres van uw medewerker/agentschap.
• KBO-nummer van uw agentschap + vermelding ‘FSMA’. 
• Verwijzing naar de website (detailpagina PV.be of uw eigen website).

Wie een contract van zelfstandig agent heeft, is bovendien verplicht om het logo van P&V op te nemen.

Wil u daarnaast ook verwijzen naar het logo van Arces, DKV en/of Dela? Dat kan, maar alleen als u de contractuele toelating heeft om deze producten te verdelen. Bovendien zijn er afspraken met deze partners voor het gebruik van hun logo en werden hiervoor templates vastgelegd. Om die reden werden de templates voor de e-mailhandtekening aangepast.

Voorbeelden van functietitels

Hieronder vindt u een aantal voorbeelden van functietitels die u of uw medewerkers kunnen vermelden in de e-mailhandtekening:

Bent u werkzaam als…                                  Vermeld dan bijvoorbeeld:

• PCP of VVD                                        Customer Officer, Technisch Commercieel
• PCP in opleiding                               Customer Officer, Technisch Commercieel
• P&V Agent                                         Agent P&V Verzekeringen
• P&V Subagent                                  Subagent P&V Verzekeringen
• P&V Subagent in opleiding          Subagent P&V Verzekeringen
• Backoffice                                          Administratief bediende
• Stagiair, jobstudent                       Administratief bediende

Opgelet: een backoffice-medewerker, een stagiair, een jobstudent en interimkracht mogen in eigen naam e-mails versturen op voorwaarde dat zij hierbij geen taak van verzekeringsdistributie/kredietbemiddeling uitoefenen. Als zij echter toch taken van verzekeringsdistributie of kredietbemiddeling op zich nemen, dan moeten zij zich registreren als PCP (meer info over PCP’s vindt u op Tango / Juridische info / PCP - overzicht)  

Waar vindt u de templates voor uw e-mailhandtekening?

De nieuwe templates zijn beschikbaar in de Comshop > Media > Visuele Identiteit à Comshop > Media > E-signature . Er zijn zowel templates voor agenten als subagenten beschikbaar.